Gevoelige informatie moet beter beheerd worden

28 september 2011

Om het verwerken van bedrijfskritische documenten te verbeteren, is een miljardeninvestering noodzakelijk. Uit onderzoek van Ricoh blijkt dat Europese bedrijven hier 147 miljard euro in moeten stoppen. Deze ondernemingen lopen nu nog een te groot risico op fouten wegens verouderde processen. Ruim een derde geeft toe wel eens gevoelige informatie te zijn kwijtgeraakt. Ook kosten deze processen bijzonder veel mankracht.

Ricoh heeft het onderzoek uitgevoerd onder 500 Europese ondernemingen die meer dan 1.000 werknemers in dienst hebben. Het internationale concern heeft de resultaten verwerkt in de Ricoh Process Efficiency Index.

Winstgevendheid onder druk
De prestaties van een bedrijf lijden onder het verwerken van gevoelige documenten. De winstgevendheid en de mogelijkheden om te reageren op de behoeften van klanten komen onder druk te staan. Studies tonen echter aan dat bedrijven geen grondige audits uitvoeren om de knelpunten in deze processen bloot te leggen. En als ze wel controles uitvoeren, handelen ze daar niet altijd naar.

Tijdverslindende werkzaamheden
Het verwerken van bedrijfskritische informatie is een tijdrovende en arbeidsintensieve bezigheid. Gemiddeld bewaren ondernemingen 42,5 procent van alle kritische gegevens uitsluitend op papier. De betrokken werknemers kunnen volgens Ricoh beter aan de slag met activiteiten die bijdragen aan het nettoresultaat. Ze kunnen zich daarnaast beter concentreren op de behoeften van klanten als ze niet met tijdverslindende werkzaamheden bezig zijn.

Optimalisatie leidt tot winst
De winst stijgt in totaal 46 miljard euro dankzij optimalisatie, zo komt uit het Ricoh-onderzoek naar voren. Het merendeel van de onderzochte ondernemingen wil de veiligheid vergroten (67 procent), de kennisdeling verbeteren (67 procent) en de arbeidseffectiviteit laten toenemen (65 procent) door hun processen te verbeteren. Ricoh pleit ervoor dat Europese ondernemingen actie ondernemen. Een herstructurering
van het beheer van bedrijfskritische documenten vergroot de beveiliging, leidt tot een betere concurrentiepositie en bereidt bedrijven voor op de werkplek van de toekomst.