Milieudienst Zuid Holland Zuid

De uitdaging

Overheidsinstellingen hebben veelal te maken met enorme archieven die tientallen jaren terug gaan. De archieven van de Milieudienst Zuid Holland Zuid worden nog dagelijks geraadpleegd, maar het terugvinden van opgeslagen dossiers wordt een steeds complexer en tijdrovender proces. Wanneer een collega de benodigde documenten in gebruik heeft, kan dit bedrijfsprocessen vertragen met als gevolg een verlies in efficiëntie. Het is uitermate belangrijk burgers snel en adequaat te woord te kunnen staan, waarbij effectief en efficiënt archiefbeheer een essentiële rol speelt.

De oplossing

Het volledige archief is in fases gescand door Cintas. Aangezien stukken uit het archief nog dagelijks gebruikt worden, heeft Cintas ook zorg gedragen voor de tussentijdse opvragingen. Deze werden binnen aanzienlijke tijd per koerier of digitaal aangeleverd. Door gebruikmaking van geavanceerde technologie is het digitale archief niet alleen snel en makkelijk toegankelijk, maar is deze eveneens gekoppeld aan het reeds gebruikte post- en archiefregistratiesysteem van de MDZHZ. Cintas heeft daarnaast een ondersteunende rol vervult in het opzetten van eigen digitaliseringactiviteiten, zodat het archief ook in de toekomst inzichtelijk en actueel blijft.