Cintas | Informatie vernietiging versus afvalstromen

Nieuws:

@INHERIT

Informatie vernietiging versus afvalstromen

In de tijd van globalisering en de daarmee toenemende internationale criminaliteit wordt informatie beveiliging van steeds groter belang. De beveiliging van digitale informatie krijgt terecht veel aandacht. De aandacht voor al onze gedrukte informatie is echter onvoldoende. Met name de risico’s van het niet goed vernietigen van vertrouwelijke informatie op papier of disc wordt onvoldoende belicht.

Dagelijks wordt door diverse instanties en organisaties veel privacy gevoelige informatie geproduceerd. Deze informatie bevat niet alleen gevoelige informatie over deze organisaties, maar ten aanzien van gewone burgers als u en ik.

Eenvoudige informatie van naam, adres en een bankrekening kunnen al tot grote catastrofes leiden.

Vaak wordt de vernietiging van papier of datadragers gezien als een onderdeel van de dagelijkse afvalstromen binnen organisaties. Dat is vanuit een logistiek oogpunt ook zeer begrijpelijk. Als men echter zich daar meer in verdiept, komt men tot het besef dat deze aanname geheel onterecht is. Afvalverwerking- of recycling organisaties hebben als doel de verwerkte materialen tegen een zo hoog mogelijk bedrag te verkopen. Je zou kunnen zeggen dat de handel in grondstoffen de core business is van deze organisaties. Om de opbrengst te maximaliseren is een goede sortering van groot belang. Omdat dit moeilijk of niet te automatiseren is, zullen deze werkzaamheden vaak door mensen handen worden verricht. Uit overwegingen van efficiëntie en kosten beheersing zal men de machine pas aanzetten als er voldoende vulling is en stelt in de tussentijd uw informatie onnodig bloot aan diverse risico’s.

Tevens is vaak de gehele routing, tot aan de daadwerkelijkevernietiging, onnodig lang endaarmee ook risico verhogend. De papierhandel is niet anders. U geeft uw vertrouwelijke informatiemee aan een organisatie die deze documenten vertrouwelijk zal behandelen. Daar wordt door diverse organisaties ook veel aandacht aan besteed. Zo zal men alleen afgesloten containers en vrachtwagens gebruiken. Ook zal men hun personeel screenen bij de werving. Men zal camera bewaking in het pand hebben en grote hekken. Hiermee onderstreept men de waarde van UW informatie.

De cyclus is ook hier zo lang dat extra risico’s worden genomen.

Hoe zit meestal de weg van recycling in elkaar;

U hebt een bakje onder uw bureau waar u de te vernietigen papieren ingooit.

Deze documenten worden vaak door iemand van de schoonmaak aan het einde van de dag gecollecteerd en in afsluitbare containers gegooid. (risico 1)

De papieren worden in deze afgesloten containers opgeslagen totdat ze worden opgehaald. Vaak staan deze containers op locaties waar geen toezicht is. (risico 2)

Vervolgens worden de containers met de volledige documenten door de dienstverlener opgehaald en getransporteerd. (risico 3)

Aangekomen bij het vernietigingsbedrijf worden de vrachtwagens gelost in een loods of in de kuil voor de machine. (Risico 4)

Als er voldoende materialen zijn om de machine kosten effectief te laten draaien, zal deze worden aangezet. (risico 5)

Eerst zullen de materialen door mensen handen aan een lopende band worden gesorteerd omdat wit papier een betere opbrengst heeft dan gekleurd papier. (risico 6)

Uiteindelijk zullen de documenten worden vernietigd en kan u een certificaat ontvangen om dit te bevestigen.

Deze vertrouwelijke wijze van papiervernietiging vraagt zeer veel vertrouwen van uw zijde.

Het is dus van belang de keten zo kort mogelijk te maken en alle risico punten uit te sluiten.

Wat zijn er voor alternatieven?

U kunt natuurlijk allemaal kleine kantoor versnipperaars kopen zodat iedere medewerker zijn/haar vertrouwelijke informatie zelf kan vernietigen. Het succes van deze machines bepaald of de mensen dit blijven doen of zoeken naar andere mogelijkheden. Als u daarnaast alle verloren uren zou optellen, blijkt dit al snel een kostbaar alternatief.

U kunt ook een grote kantoor versnipperaar aanschaffen. Naast een extra brandgevaar in uw organisatie zal u de verzamelketen zo moeten inrichten dat deze geen extra tijd kost van uw medewerkers en iedereen het commitment houdt om dit te blijven doen. Elk gebrek aan discipline kan inhouden dat de documenten niet op de juiste wijze de organisatie zullen verlaten.

U kunt ook de documenten voor de deur van uw kantoor laten versnipperen door een dienstverlener. Hierbij is de handel in papier niet de drijfveer, maar de dienstverlening zelf. Om de keten zo veilig en zo kort mogelijk te houden bestaat de mogelijkheid afsluitbare papersafes® te plaatsen bij de diverse medewerkers. Hierdoor zal het veilig weggooien van documenten geen moeite en discipline vereisen. De dienstverlener kan de inzameling doen van de diverse collectiepunten in het kantoor en zonder verdere tussenstop de documenten in zijn/haar shredwagen versnipperen.

Voor meer informatie: